03/12/2015

AENTEG

Situación empresa

La Asociación de empresas de nuevas tecnologías de Girona (AENTEG) es una asociación profesional de empresarios dedicados a actividades relacionadas con las tecnologías de la información y la comunicación.

En linea con sus objetivos, desde AENTEG se desarrolla la actividad siguiente, que podemos agrupar en cuatro ejes:
 
  • Establecimiento de puntos de contacto entre las empresas gerundenses relacionadas con las nuevas tecnologías
  • Defensa y coordinación de los intereses profesionales de sus miembros
  • Divulgación y fomento del uso de las tecnologías de la información y la comunicación
  • Contribución al aumento de la competitividad de las empresas asociadas
 
Necesidades

La participación de AENTEG en un número elevado de proyectos en paralelo, contando con una reducida estructura en cuanto a personal propio, hace esencial trabajar con la máxima productividad y obteniendo la máxima rentabilidad de las horas empleadas.

Este amplio número de proyectos y de clientes (la asociación está formada por más de un centenar de asociados), hace difícil la priorización de tareas, haciendo que a menudo el cliente o la temporización de los proyectos en que se participa acaben influyendo en la gestión de las prioridades. Hasta la fecha se había trabajado haciendo listados de tareas pendientes en combinación con el uso de la agenda corporativa, pero el ritmo de trabajo hace que algunos días no se documenten todas las tareas realizadas, por carencia de tiempo y porque el valor que aporta este trabajo no motiva suficientemente como para priorizar la información del trabajo hecho verso la actividad del día a día.

Además, la agenda con que se trabaja es única y centralizada, pero no lo son en cambio los listados de tareas pendientes, intercalándose el uso de hojas de cálculo con anotaciones en papel.

Por el motivo mencionado al inicio, sería muy necesario poder contabilizar los recursos destinados a las diversas tareas y proyectos, para poder cuantificar la rentabilidad obtenida en la dedicación de estos recursos, de forma que tener un histórico de tareas documentado para poder extraer conclusiones en este sentido tomaría una gran importancia.
Por otro lado, la necesidad de generar de informes de seguimiento para las reuniones de la Junta Directiva genera una carga de trabajo específica por esta finalidad, difícilmente compatible en determinados momentos de saturación de trabajo en los proyectos en curso.

Por último, entre las necesidades más importantes, ante la posibilidad existente de una ampliación en el equipo de trabajo, sería conveniente disponer de la información con que se trabaja en una ubicación centralizada, accesible desde varios dispositivos, que se pueda actualizar en tiempo real por los diferentes colaboradores.
 

Solución

La implantación de ESCIO en AENTEG ha permitido dar solución a los problemas que se han detallado en el control y gestión de la información:
  • Se consigue un control centralizado de la información de los asociados, asociados potenciales, proveedores y colaboradores de la asociación, ubicado en la nube, y por lo tanto accesible desde cualquier ubicación y dispositivo con conexión a internet.
  • Se trabaja con una herramienta de gestión de los proyectos en curso. Permite el seguimiento de su estado, el establecimiento de prioridades, el control de la agenda y la temporización de los mismos y, sobre todo en cuanto a las necesidades de AENTEG, permite analizar la rentabilidad de los mismos. Se ha conseguido el periodo más largo de documentación de las tareas realizadas, con la motivación que aporta este análisis de rentabilidad de las actividades desarrolladas.
  • Ante la previsión de la ampliación del equipo de trabajo, ESCIO establece un mecanismo de flujo de la información sin añadir complejidad a los procesos de trabajo. Al contrario, facilita la comunicación entre los diversos miembros del equipo facilitando la reducción de la frecuencia de las reuniones presenciales de seguimiento.
  • La utilización de ESCIO en la gestión de los proyectos permite la elaboración de informes para la Junta Directiva sin requerimiento de trabajo adicional a la del día a día, informes que son accesibles en tiempo real por todas las personas autorizadas desde cualquier dispositivo.


Los próximos pasos a seguir para sacar partido a las funcionalidades que ofrece la herramienta irán enfocados a la implantación de la APP móvil para cubrir la necesidad de movilidad, tener siempre al alcance la información esencial porque está abierta a trabajar offline, con la misma filosofía de simplificación, guiaje y armonía visual.
 


Descargar carta de conformidad www.aenteg.com
872 000 926
Inscríbete a nuestra Newsletter:
En breve te inscribiremos a la newsletter Error